Dienstwagennutzung rechtssicher gestalten

Der Arbeitgeber entscheidet über das Ob und Wie der Dienstwagennutzung

Müssen Mitarbeiter bei Ausübung ihrer Tätigkeit in hohem Maße mobil sein, ist in der Regel der Einsatz eines Firmenfahrzeugs die praktikabelste Lösung. Die Überlassung eines Dienstwagens beinhaltet aber nicht zwangsläufig das Recht, diesen auch privat nutzen zu dürfen. Hierzu bedarf es einer gesonderten Erlaubnis, die ausdrücklich aber auch stillschweigend erfolgen kann.

Klare Regeln sind unerlässlich

Die Dienstwagennutzung birgt erhebliches Streitpotenzial. Deshalb sollten die Nutzungsbedingungen schriftlich festgehalten werden. Die Einzelheiten lassen sich in einer Dienstwagenvereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer regeln. Erhalten mehrere Mitarbeiter einen Dienstwagen, bietet sich eine einheitliche Dienstwagenordnung an. Sie legt die wesentlichen Rahmenbedingungen fest und kann durch eine entsprechende Vereinbarung im Arbeitsvertrag einbezogen werden. Die Vereinbarung bzw. Dienstwagenordnung sollte mindestens folgende Frage regeln:

• Darf der Dienstwagen ausschließlich dienstlich oder auch privat genutzt werden?
• Ist es gestattet, den Wagen anderen (z.B. Familienangehörigen) zu überlassen?
• Wer trägt anfallende Kosten (z.B. für Benzin, Strom, Wartung, Bußgelder)?
• Pflichten des Arbeitnehmers (z.B. Wartung und Pflege des Kfz, Meldepflichten bei Unfällen, Alkoholverbot, Mitteilung bei Verlust des Führerscheins)
• Hinweis zur Haftung bei Schäden
• Widerruf der Nutzungsüberlassung
• Rückgabemodalitäten im Falle der Beendigung des Arbeitsverhältnisses
• Versteuerung bei privater Nutzung

Private Nutzung gilt als Vergütungsbestandteil

Wird einem Mitarbeiter die Privatnutzung des Dienstwagens gestattet, stellt dies einen geldwerten Vorteil in Form eines Sachbezuges und somit einen Vergütungsbestandteil dar. Dies hat zur Folge, dass die Zusage einer Privatnutzung vom Arbeitgeber nicht einseitig widerrufen werden kann. Sie kann lediglich durch eine nur schwer zu begründende Änderungskündigung oder durch die Vereinbarung eines Widerrufsrechts im Überlassungsvertrag beseitigt werden.

Widerrufsrecht gilt nur in Grenzen

Auch beim vertraglich vereinbarten Widerrufsrecht ist jedoch zu beachten, dass die private Nutzung als Vergütungsbestandteil nicht willkürlich widerrufen werden kann. Die Rechtsprechung hält Widerrufsvereinbarungen nur dann für wirksam, wenn sie hinreichend bestimmt sind. Die einzelnen Widerrufsgründe müssen klar und verständlich aufgeführt sein und dürfen den Mitarbeiter nicht unangemessen benachteiligen. Außerdem ist ein einseitiger Widerruf nur möglich, wenn der geldwerte Vorteil der Dienstwagennutzung 25 % des Gesamtverdienstes nicht übersteigt. Mögliche
Widerrufsgründe sind:

• eine (wirksame) Freistellung während des Laufs der Kündigungsfrist
• schlechte Ergebnisentwicklung des Unternehmens/der betreffenden Betriebsabteilung unter Angabe konkreter Kennziffern (z.B. EBIT/Gewinn vor Zinsen und Steuern)
• über den Entgeltfortzahlungszeitraum andauernde Krankheit
• eine Änderung des Tätigkeitsfeldes (z.B. Innen- statt Außendienst)
• Verstöße gegen die Nutzungsbedingungen
• Entzug der Fahrerlaubnis

Wann ein Widerruf nicht möglich ist

Da die Privatnutzung des Dienstwagens zum Arbeitsentgelt gehört, darf der Mitarbeiter das Fahrzeug bei Arbeitsunfähigkeit behalten und weiter nutzen, solange ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht. Die Nutzungsberechtigung bleibt ebenso während der Schutzfristen nach dem Mutterschutzgesetz bestehen, in denen die Arbeitnehmerin einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld erhält. Auch während des Erholungsurlaubs darf der Dienstwagen privat genutzt werden. In der Dienstwagenvereinbarung lässt sich jedoch festlegen, wer die Kraftstoffkosten für Urlaubsreisen trägt. So kann vereinbart werden, dass der Arbeitnehmer die Kosten für private Auslandsfahrten selbst übernimmt.

Das gilt im Schadensfall

Streit entsteht in der Praxis regelmäßig, wenn der Firmenwagen beschädigt wird und sich die Frage stellt, ob der Mitarbeiter für die anfallenden Reparaturkosten zum Schadenersatz verpflichtet ist. In diesem Zusammenhang ist es von Bedeutung, ob der Schaden während einer Dienstfahrt oder während einer Privatfahrt entstanden ist.

Unfall mit einem betrieblichen Zusammenhang folgt besonderen Grundsätzen

Passiert ein Unfall bei einer Dienstfahrt oder entsteht ein Schaden am Fahrzeug im Zusammenhang mit einem betrieblichen Zusammenhang, gelten die Grundsätze des innerbetrieblichen Schadensausgleichs. Danach haftet der Arbeitnehmer

• bei leichtester Fahrlässigkeit gar nicht,
• bei mittlerer Fahrlässigkeit nach den Umständen des Einzelfalles anteilig und
• bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz voll.

Haftungsprivileg des innerbetrieblichen Schadensausgleichs gilt nicht bei Privatfahrten

Ereignet sich der Unfall bei einer Privatfahrt oder auf dem gewöhnlichen Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, greifen die Grundsätze des innerbetrieblichen Schadensausgleichs grundsätzlich nicht. Der Arbeitnehmer haftet dann auch bei leichter Fahrlässigkeit. Allerdings kann seine Haftung durch den bestehenden Versicherungsschutz oder die Dienstwagenvereinbarung begrenzt sein. Nach einer Entscheidung des LAG Köln (Urteil vom 22.12.2004, Az. 7 Sa 859/04) kommt eine Haftungsbegrenzung bei einer genehmigten Privatfahrt auch dann in Betracht, wenn der Arbeitgeber keine übliche Vollkaskoversicherung abgeschlossen hat, obwohl ihm dies zumutbar gewesen wäre. Unter diesen Voraussetzungen muss der Arbeitnehmer bei leicht oder mittel fahrlässig verursachten Schäden grundsätzlich nur die Kosten tragen, die auch bei einer solchen Versicherung verblieben wären, insbesondere eine übliche Selbstbeteiligung.

Übernahmeprotokoll und regelmäßige Inaugenscheinnahme sind empfehlenswert

Vor Übergabe eines Dienstwagens an einen Mitarbeiter sollte unbedingt ein Übergabeprotokoll gefertigt werden, in dem der Zustand des Fahrzeugs detailliert dokumentiert wird. Das Übergabeprotokoll sollte von beiden Seiten gegengezeichnet und dem Mitarbeiter in Kopie ausgehändigt werden. Ebenso sollte das Fahrzeug in regelmäßigen Abständen in Augenschein genommen werden, um mögliche Beschädigungen und übermäßige Gebrauchsspuren zu erfassen und zuzuordnen.

Mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses ist der Dienstwagen zurückzugeben

Endet das Arbeitsverhältnis, muss der Mitarbeiter den Dienstwagen grundsätzlich zurückgeben. Ein Widerrufsvorbehalt ist dafür nicht erforderlich. Bei einer wirksamen fristlosen Kündigung ist das Fahrzeug unverzüglich herauszugeben. Bei einer ordentlichen Kündigung bleibt die vereinbarte Privatnutzung grundsätzlich bis zum Ablauf der Kündigungsfrist bestehen. Eine frühere Rückgabe bei berechtigter Freistellung kann der Arbeitgeber verlangen, wenn ein wirksamer Widerrufsvorbehalt diesen Fall erfasst und er die Privatnutzung unter angemessener Berücksichtigung der beiderseitigen Interessen widerruft. Wegen der monatlichen Besteuerung des geldwerten Vorteils ist ein solcher Widerruf regelmäßig erst zum Monatsende zulässig (BAG, Urteil vom 12.02.2025, Az. 5 AZR 171/24).

Dienstwagen muss versteuert werden

Da die Privatnutzung des Dienstwagens einen geldwerten Vorteil darstellt, ist dieser zu versteuern. Dies gilt auch für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, selbst wenn der Mitarbeiter das Fahrzeug wegen bestimmter dienstlicher Sonder­einsätze ständig zur Verfügung haben muss. Die Ermittlung des Vorteils, den der Mitarbeiter durch die private Nutzung hat, kann nach zwei verschiedenen Modellen vorgenommen werden:

1. Berechnung nach der pauschalen Nutzungswertmethode (1 %-Regelung)

Für Privatfahrten werden nach dieser Methode 1 % des auf volle 100 Euro abgerundeten Bruttolistenpreises des Fahrzeugs angesetzt. Hinzu kommt für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 0,03 % des Listenpreises pro Entfernungs­kilometer.