So meistern Sie die formellen Hürden

Einhaltung der Schriftform ist auch in Zeiten der Digitalisierung zwingend

Dass jede Art der Kündigung schriftlich erfolgen muss, ist weitgehend bekannt. Übersehen wird aber oft, dass die bei einer Kündigung gemäß § 623 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) erforder­liche strenge Schriftform nur eingehalten ist, wenn die Kündigung handschriftlich unterzeichnet und dem Empfänger im Original übermittelt wird.
Kopien, E-Mails, WhatsApp-Postings, Telefaxe oder Schreiben mit gescannter Unterschrift entsprechen deshalb nicht dem Schriftformerfordernis und machen die Kündigung unwirksam. Auch die elektronische Form mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur, die nach § 126a BGB in manchen Fällen die Schriftform ersetzen kann, ist bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses ausgeschlossen.

Inhaltlich gelten geringe Anforderungen

Die Formulierung „Ich/Wir kündige(n)“ muss das Kündigungsschreiben nicht ausdrücklich aufweisen. Es muss aber zweifelsfrei aus dem Schreiben hervorgehen, dass durch die Erklärung das Arbeitsverhältnis beendet werden soll. Außerdem muss erkennbar sein, ob die Beendigung außerordentlich fristlos oder ordentlich unter Einhaltung einer Kündigungsfrist herbeigeführt wird. Ist die Erklärung nicht eindeutig, wird die Kündigung in der für den Gekündigten günstigeren Form, also meistens als ordentliche Kündigung, aufrechterhalten.

Kündigungsgründe müssen nur im Ausnahmefall angegeben werden

Für die Wirksamkeit einer Kündigung ist es grundsätzlich nicht erforderlich, dass die Kündigungsgründe im Schreiben benannt werden. Die Kündigungsgründe sollten daher auch nicht in das Kündigungsschreiben aufgenommen werden. Es ist eher ratsam, sich bis zu einem etwaigen Kündigungsschutzprozess die Möglichkeit offen zu halten, an den Kündigungsgründen gedanklich noch etwas zu feilen. Existiert allerdings ein Betriebsrat oder eine Schwerbehindertenvertretung, so haben diese Gremien ein Recht darauf, die Kündigungsgründe im Rahmen einer Anhörung zu erfahren. Ein nachträgliches Umschwenken auf einen anderen Kündigungsgrund ist dann nicht möglich. In einigen Fällen ist es zwingend geboten, die Kündigungsgründe im Kündigungsschreiben zu benennen. Das gilt insbesondere

• bei der außerordentlichen Kündigung eines Ausbildungsverhältnisses sowie
• bei der Kündigung in Elternzeit oder einer sich im
  Mutterschutz befindlichen Frau mit Zustimmung der zuständigen Behörde.

In seltenen Fällen kann auch in einem anwendbaren Tarifvertrag oder im Arbeitsvertrag geregelt sein, dass eine Kündigung die Angabe von Kündigungsgründen erfordert. Fehlt in einem solchen Fall die Begründung, so ist die Kündigung bereits aus diesem Grund unwirksam.

Kündigung muss dem Kündigungsadressaten zugehen

Eine Kündigung wird nur wirksam, wenn sie dem zu Kündigenden auch wirksam zugeht. Sind die beteiligten Personen persönlich anwesend, erfolgt der Zugang unproblematisch durch die Übergabe des Kündigungsschreibens an den Arbeitnehmer. Aus Beweisgründen empfiehlt es sich dabei, sich den Erhalt der Kündigung quittieren zu lassen.

So geht die Kündigung unter Abwesenden rechtssicher zu

Kündigungen können jedoch nicht nur bei Anwesenheit des zu Kündigenden im Betrieb erklärt werden, sondern auch, wenn der betreffende Mitarbeiter nicht vor Ort ist, z. B. wegen Krankheit oder Urlaub. In diesem Zusammenhang müssen sich die Gerichte häufig mit der Frage befassen, ob und wann ein Kündigungsschreiben dem Kündigungsempfänger zugegangen ist. Nach der Rechtsprechung geht die sogenannte Kündigung unter Abwesenden zu, sobald die Kündigung in die tatsächliche Verfügungsgewalt des Kündigungsempfängers gelangt. Der Hausbriefkasten gilt dabei als Machtbereich des Kündigungsempfängers, sodass ein Kündigungsschreiben, das in den Briefkasten eingeworfen wird, als zugegangen gilt.

Postweg ist nur die zweite Wahl

Mit einfacher Post sollte eine Kündigung nie verschickt werden, da auf diesem Weg der Zugang nicht bewiesen werden kann. Beim Versand der Kündigung per Einschreiben mit Rückschein besteht die Gefahr, dass das Schreiben dem Empfänger vom Postzusteller nicht persönlich übergeben werden kann, sondern lediglich die Benachrichtigung über die Niederlegung in den Briefkasten gelangt. Das Kündigungsschreiben geht in diesem Fall – anders als z. B. bei gerichtlichen Zustellungen – erst dann zu, wenn der Kündigungsempfänger das Schreiben bei der Post abholt. Holt er es gar nicht ab, geht es auch nicht zu. Denkbar ist der Versand der Kündigung mit einem Einwurf-Einschreiben. Hier tendiert die Rechtsprechung bei einer Vorlage des Einlieferungsbeleges und der Reproduktion des Auslieferungsbeleges zur Annahme eines Anscheinsbeweises für die ordnungsgemäße Auslieferung und den Zugang des Schreibens in den Briefkasten des Empfängers zu postüblichen Zeiten.

Zustellung durch Boten ist der sicherste Weg

Um jeglichen Diskussionen, ob und zu welchem Zeitpunkt das Kündigungsschreiben in den Briefkasten des Empfängers gelangt ist, aus dem Weg zu gehen, empfiehlt es sich, die Kündigung durch einen Boten zustellen zu lassen, der dann als Zeuge für den Zugang benannt werden kann. Es kann sich hierbei durchaus um einen zuverlässigen Mitarbeiter handeln. Dieser sollte das Kündigungsschreiben aber unbedingt zuvor lesen und sich genau notieren, wann er das Kündigungsschreiben in den Briefkasten geworfen hat. Dieses gilt dann zu den gewöhnlichen Postlaufzeiten als zugegangen. Wird das Kündigungsschreiben erst abends eingeworfen, ist der Zugang allerdings erst am nächsten Tag bewirkt.

So ermitteln Sie Kündigungsfristen

Kennzeichnend für eine ordentliche Kündigung ist die Einhaltung der für das zu kündigende Arbeitsverhältnis geltenden Kündigungsfrist. Dabei bereitet die Ermittlung der richtigen Frist bisweilen Probleme. Dies gilt insbesondere dann, wenn vertragliche Regelungen unklar sind oder nicht zwingenden gesetzlichen oder tarifvertraglichen Bestimmungen entsprechen. Hier gilt Folgendes: Im Arbeitsvertrag vereinbarte Kündigungsfristen, die länger sind als die in § 622 BGB oder in einem einschlägigen Tarifvertrag geregelten Fristen, sind grundsätzlich zulässig und müssen zugunsten des Mitarbeiters eingehalten werden. Sind die vertraglichen Fristen hingegen kürzer, sind sie unwirksam und werden durch die gesetzlichen bzw. tarifvertraglichen Fristen ersetzt.

Richtige Frist hilft Ärger vermeiden

Eine falsch berechnete Kündigungsfrist kann folgenschwer sein. Wurde versehentlich eine zu lange Kündigungsfrist gewählt, ist eine nachträg­liche Verkürzung der irrtümlich zu lang gewählten Frist nur möglich, wenn die Kündigungserklärung auslegungsfähig ist. Wurde eine zu kurze Frist gewählt, kann die Kündigung unwirksam sein, wenn auch hier die Kündigungserklärung keinen Raum für eine Auslegung zulässt, dass der Arbeitgeber die richtige Frist gelten lassen will. Eine zu kurz gewählte Kündigungsfrist kann auch dazu führen, dass ein Arbeitnehmer, der die Kündigung grundsätzlich akzeptieren würde, anwaltliche Hilfe in Anspruch nimmt. Aus einer zu kurzen Kündigungsfrist kann dann schnell ein Kündigungsschutzprozess mit ungewissem Ausgang werden.